چطور روي 20 درصد امور حياتي خود تمركز كنيد
دكتر شهداد شعباني
اگر به شما بگويم که این امکان را دارید تا از طریق متمركز نمودن وقت و انرژي‌تان بر انجام برخي از كارهايي كه هم‌اکنون نیز در حال انجامشان هستید، زندگي خود را به طرز شگفت‌انگیزی متحول کنید، نتایج بهتری بگیرید، پول بيشتري به‌دست آوريد و از موفقيت‌های بيشتري لذت ببريد، چه خواهیدگفت؟
|
اين موضوع حقيقت دارد و بر پايه قانون شناخته شده‌اي بنا شده است كه بيش از يك قرن قدمت دارد. با اين وجود، يك مانع ساده و پنهان وجود دارد كه افراد را از به‌كار بردن آن باز مي‌دارد. قانون مذكور مثل يك غار بزرگ پر از گنج مي‌ماند كه ورودي آن نيز به راحتي قابل رويت است، حتي مي‌توان به وضوح طلا و جواهراتي را كه مي‌درخشند و انسان را به سوي خود مي‌كشند، مشاهده كرد؛ اما فقط يك نفر از بين هزار نفر وجود دارد كه وارد مي‌شود و از خود پذيرايي مي‌كند.
متفكر مديريت تجاری جوزف . م. يورن برای نخستین بار اين قانون را بيان كرد و آن را به افتخار اقتصاددان ايتاليايي ويلدردو پارتو كه در يافته بود 80 درصد درآمدها در ايتاليا به جيب 20 درصد جمعيت مي‌رود « پارتو » نام‌گذاري كرد. پس از انجام برخي بررسي‌ها روي ساير كشورها، او متوجه شد كه نحوه توزيع مشابهي در اين كشورها نيز حاكم است (در بعضي كشورها، درآمد حتي در بين درصد كمتري از افراد توزيع مي‌شود). نهايتا مشاهدات وي تبديل به يك قانون عمومي‌در تجارت شد که قانون پارتو نام گرفت. به‌طور مثال« 80 درصد فروش شما مربوط مي‌شود به 20 درصد از مشتريان شما».
قانون پارتو
ممكن است شما قبلا با قانون 20/80 كه به نام قانون پارتو نیز خوانده مي‌شود، مواجه شده باشيد. اين قانون مي‌گويد كه 80 درصد از دستاورهای شما ناشي از 20 درصد تلاش شما است. براي مثال يك كارمند معمولی را در نظر بگيريد، اگر هر روز كاري 8 ساعت باشد، كارمند مذكور عملا تنها يك ساعت و نيم كاري انجام مي‌دهد كه واقعا تولید ارزش مي‌کند. اين همان 20 درصد است و احتمالا شامل تصميم‌گيري درباره يك محصول يا خدمت جديد، ايجاد اولويت‌ها و اهداف جديد، هدايت سايرين به وظايفشان و غيره مي‌شود. 80 درصد بقيه زمان احتمالا صرف بعضي فعاليت‌هاي كم‌ارزش مانند رسيدگي به مكاتبات الكترونيك، شركت كردن در جلساتي كه مستقيما مربوط به او نيستند؛ ولي حضور در آنها جزء سياست‌هاي شركت است، انجام امور كم اهميت اما فوري، رد كردن فروشندگاني كه محصولات يا خدماتي كه ارائه مي‌دهند براي شركت او مناسب نيست و همچنين مكالمات تلفني كه بيشتر غیرکاری هستند.
آيا همكاراني داريد كه 80 درصد وقت شما را مي‌گيرند، اما كمتر از 20 درصد به دستاوردهای شما مي‌افزايند؟ وقتش رسيده كه دسترسي آنها را به خودتان جيره‌بندي كرده و زمان بيشتري را به آنهايي اختصاص دهيد كه ارزش بيشتري به شما انتقال مي‌دهند.
این قانون در مورد محصولات هم صدق مي‌كند. خيلي از شركت‌ها محصولات زيادي ارائه مي‌دهند؛ اما اگر تحليل نمايند، متوجه خواهند شد كه بخش اعظم سودشان حاصل فروش تعداد محدودی از تولیداتشان است که دارای بيشترين فروش يا بيشترين ارزش افزوده هستند. همین‌طور، شركت‌هاي خدماتي ممكن است مشتريان متعددي داشته باشند؛ اما در حقيقت سودشان از تعداد نسبتا اندكي از مشتريانشان به دست مي‌آيد. از سوی دیگر، معمولا 20 درصد مشتريان يا موكلين آنها بانی 80 درصد سوالات زمان‌بر، شكايت‌هاي پيش پا افتاده و تغييرات لحظه آخر هستند و جالب اینکه آن 20درصدی كه بيشترين سود را ايجاد مي‌كنند آن 20 درصدي نيستند كه بيشترين مشكلات را موجب مي‌شوند. تجارت‌هايي كه مشتريان دردسرساز خود را «اخراج» مي‌كنند، متوجه مي‌شوند كه پول بيشتري به سمت آنها روانه مي‌شود و مسلما استرس و تشنج‌كمتري نيز به سراغشان مي‌آيد.
اين قانون حتي در برخي از جنبه‌هاي زندگي شخصي شما هم صادق است. احتمالا شما 20 درصد لباس‌هاي خود را 80 درصد اوقات مي‌پوشيد و 20 درصد فرش‌هايتان در80 درصد زمان‌ها پا مي‌خورند. 80 درصد بحث و جدل‌هاي شما با همسر يا شريك زندگيتان احتمالا درباره 20 درصد كل مسائلي است كه بر سر آنها توافق نداريد (براي اكثريت زوج‌ها اين موضوعات عبارتند از پول و تربيت فرزندان)
حذف 20 درصد منفي
تا اينجا ما كارهايي را بررسي كرديم كه منجر به نتايج مثبت مي‌شدند؛ ولي قانون 20/80 براي نتايج منفي هم صادق است. به‌طور مثال حدود 20 درصد مجرمين 80 درصد جرائم را مرتكب مي‌شوند.
مثالي متعارف از نتايج منفي: يك برخورد با نماينده بي‌نزاكت يا بي‌اطلاع خدمات مشتريان که ممكن است بخش كوچكي از ارتباط ما با يك شركت و محصولاتش باشد، مي‌تواند ديدگاه ما را نسبت به آن شركت تحت‌شعاع قرار دهد. در زندگي شخصي، گاهي كارهايي كه در 20 درصد اوقات يا كمتر انجام مي‌دهيم، 80 درصد ناخشنودي‌هاي ما را به‌وجود مي‌آورد. مثلا يك شخص ممكن است زمان اندكي را براي دعوا و مجادله با همسرش صرف كند و همين زمان كوتاه مي‌تواند دليل بخش بزرگي از ناخشنودي‌هاي او در ساير زمان‌ها باشد.
طبيعتا، در مورد عملكردهاي منفي، ما به دنبال اين هستيم كه آنها را كاهش دهيم نه افزايش، اما در اغلب مواقع بهترين استراتژي آن است كه زمان خود را صرف چيزهايي كنيم كه به ما نتايج مثبت عرضه مي‌كنند و ما را خود به‌خود از نتايج منفي منحرف مي‌سازند. معمولا افرادي كه زندگي پرثمر و لذت‌بخشي دارند، بر فعاليت‌هاي منفي متمرکز نمي‌شوند.
چرا تمركز روي مثبت‌ها اهميت دارد
كاترين دي. كرامر، روان‌شناس و نويسنده كتاب «نگاه خود را به همه چيز عوض كنيد» مي‌گويد كه 80 درصد اوقات ما گرايش داريم مترصد اموري باشيم كه خوب كار نمي‌كنند؛ اما تحقيقات نشان مي‌دهد كه تمركز روي اموري كه به خوبي انجام مي‌دهيم كليد سرعت بخشيدن به پيشرفت است. چرا ما روي منفي‌ها تمركز مي‌كنيم؟ زيرا به ما اين‌طور آموزش داده‌اند. او مي‌گويد تا سن 3 تا 4 سالگي هر كاري مي‌كنيم مورد تشويق بزرگسالان قرار مي‌گيرد؛ اما وقتي به مدرسه مي‌رويم، تمركز به سمت كارهايي مي‌رود كه ما اشتباه انجام مي‌دهيم و اين روش در تمام طول تحصيل ما را همراهي مي‌كند.
اينكه به چه چيزي فكر كنيد، انتخاب خودتان است، پس چه بهتر كه 80 درصد افكار خود را بر روي نقاط قوت خود يعني آنچه كه در زندگي شما خوب كار مي‌كند و آنچه كه در آن پتانسيل خوبي داريد، متمركز نماييد.
چنانچه شما عادت كرده‌ايد كه روي منفي‌ها تاكيد كنيد، مدتي زمان مي‌برد تا اين عادت را تغيير دهيد؛ اما راه‌هايي وجود دارد كه مي‌توانند به شما كمك كنند، سريع‌تر به سمت جهت مثبت حركت نماييد:
•هر روز صبح كه از خواب بلند مي‌شويد، 1 تا 2 دقيقه وقت صرف كنيد تا چيزهايي را در زندگي به خود يادآوري كنيد كه به‌خاطر آنها خشنود هستيد. همچنين به آنچه بيانديشيد كه دوست داريد آن روز براي شما
اتفاق بيفتد.
•در طول روز، وقتي چيزي خوب پيش مي‌رود، لحظه‌اي تامل كنيد تا آن را در ذهنتان ثبت كنيد. اينها حتما لازم نيست موفقيت‌هاي بزرگي باشند. مثلا، ممكن است يك تماس تلفني باشد كه توانستيد با مهارت از عهده‌اش برآييد يا سوال همكارتان كه توانستيد به آن پاسخ دهيد. اين چيزها ممكن است به نظر پيش پا افتاده بيايند؛ اما در نظر بگيريد چطور مسائل پيش پا افتاده منفي در طول روز ذهن شما را درگير مي‌كنند. با توجه كردن به نكات خوب، شما در تفكر خود به يك تعادل دست مي‌يابيد.
•همچنين به كارهاي مثبت و مفيدي كه اشخاص ديگر انجام مي‌دهند، توجه كنيد و زماني را صرف قدرداني از آنها بنماييد. مديران ضعیف تمايل دارند تنها مواقعي را ببينند كه يك زيردست كاري را اشتباه انجام مي‌دهد؛ اما مديران قوی، مي‌دانند كه بهترين راه براي آموزش دادن به افراد، تقويت رفتارهاي مثبت است.
•شب‌ها، به طور مختصر اتفاقات آن روز را مرور نماييد و ببينيد چه درسي از آنها گرفته‌ايد. اگر مشكلي پيش آمده بود، دفعه بعد چطور با چنين مشكلي برخورد مي‌كنيد؟ يك مثال مباني توسعه فردي است كه مي‌گويد: «اشتباه وجود ندارد، اينها تنها تجربه‌هاي آموزنده هستند.»
در حقیقت، تغيير نگرش، مي‌تواند مهم‌ترين جنبه به اجراي قانون20/80 باشد؛ چرا كه تغيير دادن رفتارهاي منفي بدون اينكه ابتدا در نگرش خود تغيير ايجاد كنيم، دشوار است. حال بياييد ببينيم براي تقويت توربيني زندگي خود با استفاده از قانون 20/80 چه مي‌توان كرد.
20 درصد ارزشمند كاري شما چيست؟
لحظه‌اي فكر كنيد تا دريابيد قانون 20/80 چطور در زندگي كاري شما اجرا مي‌شود. بررسي كنيد و ببينيد ثمربخش‌ترين فعاليتي كه در طول يك هفته كاري انجام مي‌دهيد، چيست؟
حالا تخمين بزنيد كه حقيقتا چقدر زمان صرف انجام آن فعاليت مي‌كنيد. من اين سوال را براي مديران، هنرمندان، مجريان، معلمان و پزشكان مطرح كردم و اغلب آنها پاسخ دادند كه تنها 10 تا 20 درصد زمان خود را به انجام سودمندترين و موثرترين كارشان مي‌پردازند. طبيعتا اين بدان مفهوم است كه بيشترين اوقات آنها صرف اموري مي‌شود كه ارزش كمتري توليد مي‌كنند.
بنابراین، به‌خوبی مي‌توان دریافت که چرا اکثر مردم هيچ‌گاه به بالاتر از حد متوسط نمي‌رسند، زیرا اغلب آنان در حال هدر دادن وقت ارزشمندشان هستند. مفاهيم قانون 20/80 ساده هستند. اگر شما بتوانيد زمان بيشتري را صرف آن20 درصد فعاليت‌هاي كليدي بكنيد، بازده بسيار بيشتري خواهيد داشت (و در نتيجه به پول و نتایج بيشتري دست پيدا مي‌كنيد).
مي‌توانيد قانون 20/80 را در محيط كاري خود به كار بنديد. آيا وسايلي را كه 80 درصد مواقع لازم داريد (ماشين دوخت، چسب، پوشه‌هاي پروژه‌هاي در دست اقدام، و غيره) در دسترستان هستند يا اينكه ميز شما انباري است از وسايلي كه كمتر از 20 درصد اوقات استفاده مي‌كنيد؟ پس وسايلتان را براساس نيازتان مرتب كنيد.
فرآيند اجراي قانون 20/80 نيز به همين سادگي است: آن 20 درصد فعاليت با ارزش خود را شناسايي كرده و بيشتر انجام دهيد. بنابراین، تکرار مي‌کنم : «آن 20 درصد فعاليت‌های با ارزش خود را شناسايي كرده و آنها را بيشتر انجام دهيد.»
دنیای اقتصاد
)
تبادل لینک هوشمند 