اغلب كارجويان براي يافتن شغل نياز به ارسال رزومه براي كارفرمايان دارند،اما آيا بايد رزومه را بدون هيچ توضيحي ارسال نمود يا اينكه بايد همراه روزمه متن ديگري هم ارسال شود ؟ پاسخ اين پرسش چنين است : كارفرما بايد بداند درچه رابطه اي شما با او مكاتبه می‌کنید ، يك كارفرما ممكن است طي روز نامه‌هاي متعددي دريافت كند و همچنين ممكن است آگهی‌های مختلف يا مشاغل مختلفي را اعلام كرده باشد بنابراين وقتي شما ازاودرخواست شغل می‌نمایید بايد به طور واضح و مشخص علت ارسال درخواست خود را ذكرنماييد. نامه درخواست شغل، تقاضا نامه شغل، «نامه پوششي» يا هر عنواني كه به اين درخواست می‌دهید مكاتبه اي ضروري با كارفرماست كه همراه با رزومه يا خلاصه مشخصات وسوابق ارسال می‌شود و معمولاً شامل قسمت‌ های ذيل است :

■ بخش‌های نامه درخواست شغل

الف – عنوان نامه كه در صورت آشنايي با او شامل نام فرد و يا عنوان اداري می‌گردد و در صورت ندانستن نام فرد يا عدم آشنايي تنها به عنوان اداري اكتفا می‌گردد.

ب – در پارگراف اول كه علت نوشتن نامه دقیقاً مشخص می‌شود به طور مثال اگر ارسال رزومـــــه به دنبال درج آگهي بوده تاريخ و عنوان آگهي و شغلي كه براي آن درخواست داده می‌شود بايد در این بخش مورد اشاره قرار گیـــرد و در صورتی که به دنبال مذاكره يا معرفي خاصي نويسنده به كارفرما معرفي شده باشد بايد به اين مطلب در پاراگراف اشاره شود.

ج –پاراگراف دوم كه معرفي خودتان به طور خيلي مختصر، اشاره به رزومه ارسالي و درخواست شغـــل مورد نظراست.

د- پاراگراف سوم كه درخواست زماني براي ديدار و گفت‌وگوي رودررو است.

و- در پایان نيز نام و نام خانوادگي و امضاي نويسنده درج می‌شود.

در نوشتن درخواست شغل يا نامه پوشش موارد ذيل را رعايت کنید:

1- از املای صحیح نام مدیر در عنوان نامــــــه مورد نـــظر مطمئن شوید.

2- بهترین تجربه‌ها و تحصیلات خود را که با جایگاه مورد نظر مرتبط باشد درپاراگرف دوم بیان نمایید.

3- نمونه های خاص و البته قابل توجهی از دستاوردها و قابلیت‌های خود بیان کنید، در این رابطه می‌توانید به صورت مختصر و مفید شرایـــــــط و نحوه عملکرد خود برای بهبود و ارتقاء شرایط را نیز شرح دهید دقت نمایید از توضیح طولانی اجتناب کنید.

4- از لحن و گفتار حرفه‌ای و مثبت استفاده نمایید. بکار بردن لحن منفی و نامناسب موجب می‌گردد تقاضانامه و رزومه کاری مستقیم دور انداخته شوند. خوش بین باشید، اما اغراق و زیاده‌روی نکنید.

5- واضح و روان بنویسید، استفاده از جملات پیچیده کمکی به شما نخواهند کرد و در نهایـــــت به مصاحبه دعوت نخواهید شد. انتخاب کلمات مناسب مهم است .اگر توانایی و استعداد خوبی در نوشتن ندارید بهتر است از فرد دیگری برای این کار کمک بگیرید.

5- نامه بايد مختصر و كوتاه باشد و كارفرمـــــا را به خواندن روزمه است ترغيب نمايد تا كارفرما بايد درك كند كه چگونه مهارت‌ها و تجربه های شما در جهت رفع نیازهای کارفرما موثر واقع گردد.

6- بارها شنیده‌اید اما باز هم تکرار می‌کنم. هرگز تقاضانامه ای که غلط املایی یا اشکال نگارشی و دستوری داشته باشد را ارسال نکنید.

چه نکاتی را نباید انجام داد:

1- تعریف و تمجید بیجا و بی مورد در مورد شرکت استخدام كننده ممنوع! هدف از نوشتن و ارسال تقاضانامه و رزومه بیان و شرح مهارت‌هایی است که می‌تواند برای شرکت مفید باشد لذا باید خود را معرفی نمایید نه آنکه برای مدیری که خود صاحب و باخبر از شرکت است همان شرکت را شرح دهید.

2- استفاده از نوشتن متن و کلمات مبهم، خودداري كنيد.

3- اغراق و زیاده‌روی در شرح و بیان مطالب اصلاً پسندیده نیست. همانطور که پیش از این نیز بدان اشاره شد اغراق می‌تواند نوعی توهین به طرف مقابل تلقی گردد.

4- مدیران استخدام کننده باید دلیل کافی برای خواندن رزومه شما داشته باشند، در واقع نباید این‌گونه جلوه نماید که آنان با خواندن تقاضانامه وقت خود را هدر می‌دهند. زمینه مناسبی فراهم آورید تا مشتاق خواندن رزومه‌تان شوند: لحن و طرز بیان مؤدبانه، قابلیت‌ها و ویژگی‌های منحصر به فرد شما را بشناسند، و از همه مهم‌تر در انتخاب کلمه، دستور زبان، نقطه گذاری، و املای کلمات دقت لازم را به خرج دهید. در یک تقاضانامه هیچ گاه نباید از لحن و گفتار همراه با شوخی استفاده نمایید.

5- نامه درخواست شغل همچون رزومه بايد در کاغذ مناسب با ابعاد مناسب نوشته شود و حتی‌المقدور از تايپ براي تهيه آن استفاده شود .

6- كاغذهاي فانتزي نظيركاغذ ابروبـــــــاد را مورد استفاده قرارندهيد.

7- ازكاربرد قلم‌های رنگي و به خصوص رنگ‌های زننده خوددداري كنيد.